Apa Itu Arsip ?
Setiap aktivitas yang dilakukan oleh sebuah organisasi senantiasa menciptakan arsip. Baik itu dalam bentuk kertas, audio visual (foto, video, film, dan sejenisnya), kartografi, elektronik, maupun digital. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip ini ? Menurut Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima oleh lembaga.
Dimana arsip tersebut dibuat dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Sementara pengarsipan diartikan sebagai surat pekerjaan kantor yang dilakukan oleh setiap badan usaha, baik itu badan usaha dalam pemerintahan maupun usaha swasta.
Atau pengarsipan juga didefinisikan sebagai proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengendalian, pemeliharaan, serta perawatan arsip menurut sistem tertentu. Berdasarkan fungsinya, arsip sendiri dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Klasifikasi Arsip
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Yang mana arsip dinamis tersebut kembali dibagi ke dalam tiga kategori. Yaitu arsip dinamis tipe aktif, arsip dinamis tipe semi aktif, dan juga arsip dinamis tipe inaktif.
Arsip aktif adalah arsip yang digunakan untuk kelangsungan kerja, arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun atau dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif, lalu arsip inaktif adalah arsip yang jarang digunakan dalam proses pekerjaan harian.
2. Arsip Statis
Sementara itu, arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi negara. Sehingga arsip dinamis dalam kategori inaktif pun terkadang disebut sebagai arsip semi statis. Untuk arsip statis sendiri dibedakan menjadi dua macam, yakni arsip otentik dan arsip tidak otentik.
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya memiliki tanda tangan asli sebagai tanda keabsahan isi dari arsip yang bersangkutan. Sedangkan arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak memiliki tanda tangan asli dengan tinta. Adapun fungsi dari berbagai jenis arsip ini antara lain sebagai pusat informasi dan sumber ingatan bagi organisasi.
Siklus Hidup Arsip
1. Tahap Penciptaan dan Penerimaan
Life cycle of records atau siklus hidup arsip dimulai dari tahap penciptaan dan penerimaan. Biasanya sebuah dokumen atau arsip akan dibuat berdasarkan suatu peristiwa yang terjadi. Perekaman terhadap peristiwa yang terjadi tersebut dilakukan ke dalam sebuah dokumen. Bisa dalam bentuk surat, laporan, formulir, gambar, atau apapun yang memiliki nilai informasi tertentu.
2. Tahap Distribusi
Setelah arsip diciptakan, maka arsip ini akan melalui tahap distribusi. Dimana arsip akan disebar dari pembuat ke pengguna. Adapun pendistribusiannya dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti pos, pengiriman email, dan lain sebagainya. Sehingga kemudian informasi di dalam arsip dapat sampai ke tangan divisi lain yang membutuhkan informasi tersebut.
3. Tahap Penggunaan
Ketika divisi divisi lain sudah menerima arsip, maka user yang menerima pendistribusian ini dapat mengaksesnya dan menggunakannya untuk keperluan tertentu. Misalnya menjadikan informasi yang diterima sebagai bahan pertimbangan dari suatu keputusan, sebagai alat bukti sah atau konfirmasi persetujuan atas permasalahan tertentu, dan lain lain.
4. Tahap Pemeliharaan
Tahap siklus hidup arsip berikutnya yaitu pemeliharaan. Arsip perlu dipelihara dengan baik supaya informasi di dalamnya dapat digunakan kembali apabila masih diperlukan. Dan ada banyak upaya yang dapat dilakukan pada tahap ini. Tidak hanya terbatas pada pemeliharaannya saja, tapi juga perlindungan dan pembatasan hak akses terhadap arsip.
5. Tahap Pemusnahan
Tahap pemusnahan merupakan tahap terakhir dari siklus hidup sebuah arsip. Jika informasi yang ada di dalam sebuah arsip sudah tidak memiliki masa berlaku, maka arsip tersebut akan mengalami tahap ini. Jadi masa hidup setiap arsip yang ada tidak selalu sama, tapi dipengaruhi oleh batas waktu nilai informasi yang ada di dalamnya.
Temukan lebih banyak konten menarik lain di Tanjung Pinang Pos:
